Как проводить совещания с продажниками

Совещания, что-то вроди способ коллективного обмена информацией - с одной стороны, и постановка задач с анализом результатов - с другой. Только чтобы совещание не перешло в "словоблудие", заканчиваться оно должно принятием конкретных решений.

Чтоб верили...

Совещания необходимы в первую очередь для того, что бы поддержать энтузиазм продажников. Половина "сбытового" успеха обеспечивается верой продажника в полезность и востребованность ЕГО продукции.

Вера питает его тогда, когда подтверждение востребованности приходит с рынка не сразу, и в период спадов, не дает подкрастса разочарованию. Поэтому всегда желательно иметь человека, достигшего результата, или, по крайней мере, готового о нем заявить.

 

Мододое поколение маркетологов уже не помнит Е. Урбанского в роли Василия Губанова, коммуниста в одноименном фильме. В момент наивысшей смуты, волнения народных масс и накала звучит кличь: “Агитатора давай!”. Так народ призывает того, кому хочется верить!

 

Информация в устах такого сбытового агитатора не должна быть ложной, это моментально вычисляется и работает только в минус. Можно осветить переговорную практику, историю крупных сделок, описать случаи привлечения привередливых клиентов. Подобным опытом обладает любая фирма, и его необходимо эффектно предъявить и уж конечно руководитель и опятом обладает и должен стать таким агитатором в период совещания.

Так что совещание сбытовиков ради агитации - принимаю и понимаю.

 

Во - вторых совещания необходимы для информационного обмена. Круг участников:продажники, ответственные заинтересованные лица. Характер обсуждаемых проблем: текущие конкретные вопросы, накопившиеся за определенный период времени; новая, полученая продажниками информация о рынке.

 

В - третьих, отчетом продажника о проделанной работе являются не только сделки, которые напрямую стимулируются зарплатой, но и собранная маркетинговая информация, не оплачиваемая в принципе. Для этих целей организуется ежедневник, отражающий по числам коммуникации на каждой территории. Перед собранием проводится оценка записей, затем обсуждаются результаты, уточняются требования к заполнению.

Цели совещаний

По целям выделяются следующие типы совещаний:

• ознакомительное (выдача заданий, повышение квалификации),
• информационное (обобщение сведений, изучение точек зрения),
• разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-то),
• проблемное (коллективный поиск решения вопроса),
• инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и объяснения способа действий),
• оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и определение узких мест), и
• координационное (обеспечение взаимодействия подразделений).
  

Эффективность совещаний по сравнению с личными беседами не велика, поскольку они требуют значительных затрат времени и средств, отвлекают от текущих дел продажников, но не всегда сопряжены с конкретной отдачей. Так, по опыту, до половины совещаний не обусловлены производственной необходимостью, или на них рассматриваются вопросы, не требующие коллегиального решения. Иногда же они вообще созываются из-за перестраховки. Поэтому бытует в немалой степени оправданное мнение, что лучшим из них являются те, которые не надо проводить.

Зачем нужны совещания

Тем не менее, дополняя сказанное в начале, совещания необходимы, если нужно:

• подвести промежуточные итоги, публично вынести благодарности, или порицания;
• озвучить проблемы внутрифирменных взаимодействий;
• сделать важное сообщение, которое может породить вопросы, требующие обсуждения, проинструктироватьпродажников по методам и процедуре выполнения предстоящей работы,
• добиться согласованного решения проблемы, получить одобрение тех или иных действий;
• публично разоблачить или опровергнуть какую - то ложную информацию или слух;

Подготовка

К любому совещанию нужно тщательно готовиться следует проанализировать необходимые материалы, составить повестку дня и список обсуждаемых вопросов и найти удобное помещение. Если это не сделано, мероприятие проводить нельзя.
Круг участников совещания необходимо сделать максимально узким.
Следует приглашать только непосредственно торговых агентов, и узко профильных специалистов компании (бухгалтерия, технологи, мерчендайзеры, промоутеры, логисты, маркетологи и т.д.) если один, или несколько обсуждаемых вопросов предполагают их выступление, или консультацию.

Проведение

1. В начале совещания необходимо ознакомить собравшихся с его целями, предметом, основными вопросами;

2. Ознакомить с порядоком проведения и оговорить условия проведения;

3. Ознакомить с регламентом;

 

Совещание назначаются в срок, удобный для продажников, как правило, во второй половине дня, что обусловлено чисто практическим подходом. С утра продажники должны быть в “поле”. И ещё один фактор в пользу вечернего времени это то, что после завершения мероприятия они из-за возбуждения вряд ли смогут продолжать нормальную работу, и их лучше отпустить домой.

 

Иной график проведения совещаний возможен только с торговыми пердставителями, когда за каждым из них закреплен регион, удаленный от места проведения совещаний. Так, проведение совещаний во второй половине дня неизбежно приведет к перманентному отсутствию до 50% представителей. Присутствующие же, вынуждены были преодалеть значительные расстояния и потратить время на переезды от закрепленной за ними территорри до офиса. Энтузиазм, внимание, сосредоточненность и желание внимать организатору совещания будет на уровне погрешности.

 

Совещание должно начинаться точно в назначенный срок, без ожидания опаздывающих, и, если не случается непредвиденных событий, закончится в предусмотренное время.

Хронометраж

Максимальна длительность проблемного совещания с насыщенной повесткой – 1,5 – 2 часа, а обсуждения сложного вопроса в его рамках – 40 – 45 минут.
Ограничение продолжительности такого рода мероприятий, за исключением чрезвычайных случаев, обусловлено тем, что через 30 – 40 минут работы у их участников начинает ослабевать внимание.

Через 70 – 80 минут появляется физическая усталость.

Через 80 – 90 минут развивается “отрицательная активность” – начинаются разговоры и занятие посторонними делами.

Через 2 часа непрерывной работы люди готовы на все, чтобы побыстрее, разойтись.

 

В то же время через 30 – 40 минут отвлечения внимание вновь автоматически включается.
На практике лучше решить за одно совещание больше вопросов, так как в совокупности на это уйдет меньше времени, обеспечивается четкий ритм работы, люди меньше отвлекаются от темы.

Роль руководителя

Успех таких мероприятий во многом зависит от их руководителя.
На собрании продажников он не обязательно должен быть представителем администрации, но должен пользоваться уважением и авторитетом у собравшихся и лично знать всех со всеми их достоинствами и недостатками.

Первой обязанностью руководителя является психологическая разгрузка участников и включение их в активную работу. Это достигается созданием доброжелательной обстановки, установлением неформальных отношений, что позволяет наладить свободный обмен информацией, максимально использовать опыт, знания и компетентность людей. Комфортная обстановка во многом обеспечивается тем, что желающим дают возможность свободно высказывать свое мнение, комментировать различные точки зрения и идеи, спокойно обдумывать ситуацию, готовится к выступлениям и ответам на поставленные вопросы, менять свою точку зрения с появлением принципиально новой информации.

Второй обязанностью руководителя совещания является решение организационных проблем: следование регламенту, обеспечение порядка и дисциплины (не следует допускать хождения, разговоров).

Третья обязанность состоит в управлении процессом обсуждения проблемы и активизации аудитории. Для этого руководитель слушает выступающих, наблюдает за ними, гасит конфликты, напоминает о регламенте, пресекает критиканство, пустопорожние дебаты. Здесь главная задача председателя – поддерживать рабочий настрой и равновесие.

 

Психотипы участников совещательной группы

Выделяются следующие наиболее часто встречающиеся типы участников совещаний, которым руководитель должен уделять внимание:

Вздорный: (как правило, агент не выполняющий план, по его мнению по причинам от него не зависящим).
Он нетерпелив, несдержан, возбужденно требует признания своей позиции, поэтому его приходится все время останавливать и требовать хладнокровия и обоснования спорных моментов, если они известны до начала беседы. Таких людей безопаснее делать своими союзниками, для чего следует побеседовать с глазу на глаз в перерыве, чтобы узнать истинную причину негативной позиции и предложить участвовать в выработке решения. Опровергать их с помощью других, а в экстремальных случаях надо временно прервать заседание или предложить такому выступающему расположиться в углу помещения или глубоком кресле, что психологически расслабляет.

Позитивист: (как правило, агент проработавший не так давно, но уже достаточно прижился в коллективе).
Добродушен, активно участвует в дискуссии и в совместном подведении ее итогов, оказывает поддержку в трудных и спорных вопросах. На заседании его можно посадить на любое свободное место.

"Знает все": (чаще всего агент проработавший достаточное время и сформировавший свою систему видения внутрифирменных продаж).
Думает, что лучше других осведомлен обо всем, поэтому встревает в обсуждение любой проблемы. Предпочтительно посадить его рядом с председателем и все время напоминать о желании других высказаться (которые могут его опровергнуть), но дать возможность сформулировать промежуточные заключения.

"Трепач": (характерная черта чересчур коммуникабельных продажников).
Много говорит без необходимости, не обращая внимания на время. Также рекомендуется расположить рядом с председателем или авторитетной личностью, чтобы его могли тактично останавливать и при “уходе в сторону” требовать конкретности.

"Молчун": (чаще всего это новые агенты не прошедшие подготовку и не имеющие достаточного опыта).
Не уверен в себе, молчит, боясь ошибиться, поэтому ему нужно деликатно задавать легкие вопросы, ободрять, помогать формулировать мысли, благодарить.

 

"Пофигист": (как правило “обиженный” компанией агент. Твердит всем, что собирается уходить, но если его попросят, то ……).
Всегда неприступен, нужно любым способом выяснить причины такого поведения, задавая вопросы информационного характера, заинтересовать в работе, стимулировать активность.
Важная птица: (старичок который проработал с основания компании. Всё знает, ни чему не удивляется. Как правило самые большие продажи).
Следует заставить его быть наравне со всеми, используя метод “да, но…”, состоящий в формальном признании и одновременном фактическом опровержении его слов.

 

Подача информации

Чтобы информация лучше усваивалась говорить нужно на привычном аудитории языке, приводить сравнения со знакомыми вещами. Подавать информацию не сплошным потоком, а смысловыми блоками, поскольку восприятие ограничено.

 

1. Речь должна состоять из коротких фраз (семь плюс – минус два слова), а в выступлении содержаться не более 10 серьезных мыслей, сопровождаемых 3 – 4 аргументами каждая. При этом необходимо учитывать, что лучше запоминаются первые и последние высказывания, слишком быстрая или слишком медленная речь утомляет и отвлекает, а монотонная усыпляет.

 

2. Во время выступления необходимо демонстрировать убежденность, смотреть на слушателей, говорить после установления тишины, наблюдать за реакцией аудитории.

 

3. При поддержке аудитории развивать понравившуюся ей тему (но не увлекаться), не вступать в дискуссию во время выступления, не обращать внимания на провокационные выкрики.

4. Для успешного выступления необходимо держать психологическую паузу, чтобы сосредоточить внимание аудитории на какой-то мысли.

 

5. Для вовлечения аудитории необходимо провоцировать слушателей, вызывая на короткое время несогласие с информацией, задавать аудитории вопросы, воздерживаясь от ответов.

 

6. На волнующие темы говорить увлеченно, эмоционально, с подробностями и элементами драматизации. Делиться собственным опытом и переживаниями, ни в чем никого не упрекать, но и не льстить и не угрожать.
Соединять слово с жестами, ибо они несут до 50% информации. Менять темп речи в зависимости от содержания.

 

7. Поменьше использовать слова “должны” и “обязаны”.

 

8. Иметь в запасе веселые истории и не говорить об одном и том же более 15 минут.

 

9. Осторожно обращаться с цифрами. В силу увлеченности, периодически так и хочется для приданрия веса назвать пару - тройку цифр. Особенно небрежно относятся к процентам: "Мы можем заработать окло 15% сверх и даже больше".

Основные ошибки выступающих это многословие в начале речи, отсутствие внутренней логики изложения. Затягивание завершающей части или внезапное окончание. Помните, что итоги совещания оцениваются по количеству и качеству выбранных и принятых на них решений, в которые превращаются “домашние заготовки”, сделанные перед их началом: справки, диаграммы, графики и т. п.

В заключение хочу добавить одно: “Продают не компании, продают люди”. Именно люди хотят вести дела с теми: кто им нравится, кому они доверяют и в ком они уверены. Они также хотят, чтобы те, с кем они общаются были сердечными, дружелюбными и профессиональными.